Intranets, Social Intranets, Wikis, E-Mails, Mitarbeiter:innen-Apps, spezifische Tools wie Slack, Yammer oder Teams - die Anzahl an digitalen Tools ist immens. Doch was sollen und können diese Tools eigentlich leisten?

Genutzt werden digitale Tools, um die Zusammenarbeit zu verbessern, Informationen zu individualisieren, die Aktualität zu erhöhen und die Chancen auf echte Partizipation und Interaktion mit und unter Beschäftigten zu verbessern.

Denn mit diesen Tools – da ist sich die Fachliteratur einig – können Beschäftigte unterschiedlicher Hierarchieebenen einfacher, schneller miteinander in Kontakt treten und sich so auf Augenhöhe begegnen.

Und das hat gute Gründe. Informationen und Wissen fluktuieren schneller und können somit Unternehmensabläufe effektiver machen. Denn was einer nicht weiß bzw. kann, das schaffen bekanntlich Viele.

Wie steht es also um die Nutzung in Organisationen?

Digitale Tools sind aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Das sehen die Befragten ebenso. 72 Prozent der Befragten gaben an, dass ihre Organisationen mindestens 3 unterschiedliche digitale Tools nutzen.

Bei dem „Wofür“ zeigen die Ergebnisse zwei Anwendungsfelder. Das erste Feld umfasst organisatorische und informative Ziele. Das zweite Feld umfasst Motivation und Beteiligung von Beschäftigten.

Zu dem ersten Feld zählen E-Mails, das Intranet, das Wiki und Mitarbeiter:innen-Apps. Laut der Befragten ermöglichen diese digitalen Tools Effizienzsteigerung, Projektmanagement und Informationsvermittlung. Für die Mitarbeiter:innenmotivation und auch die Mitgestaltung durch Beschäftigte sind diese Tools jedoch wenig bis gar nicht geeignet.

Woran es dem ersten Feld mangelt, deckt dafür das zweite Feld ab. Social Intranets und spezifische Tools wie Slack oder Teams eignen sich, so die Befragten, besonders um Beschäftigte zu motivieren, an Prozessen zu beteiligen und sich untereinander auszutauschen.

Was bedeutet das jetzt für den Einsatz in Change-Prozessen?

Hauptaufgabe der Change Kommunikation ist es, Hindernisse, die der Veränderung im Weg stehen, auszuräumen und positive Gefühle wie Aufbruchsstimmung, Elan oder Freude zu erzeugen. Dazu zählt in vielen Fällen auch, die Komplexität zu reduzieren und Orientierung in unsicheren Zeiten zu geben. Konkret muss Change Kommunikation interne Stakeholder informieren, involvieren, ihnen beratend zur Seite stehen und erklären: was ändert sich für mich?

Die Ergebnisse zeigen, dass besonders partizipative Tools den Erfolg von Change-Prozessen maßgeblich unterstützen. Besonders partizipativ haben die Befragten das Social Intranet und spezifische Tools wie Slack, Yammer oder Teams bewertet. Wo diese Tools zum Einsatz kamen, gaben die Befragten an, dass Veränderungsprozesse besonders positiv verlaufen sind.

Doch warum ist Partizipation so wichtig in Veränderungsprozessen? Zum einen kann durch Partizipation eine gesteigerte Motivation erreicht werden. Mitarbeiter:innen können ihre Interessen äußern und finden Gehör. Es geht um Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Die Identifikation mit dem gemeinsamen Ziel wird größer und dadurch lassen sich viele Widerstände reduzieren. Auf der anderen Seite trägt Partizipation dazu bei, bessere Lösungen zu entwickeln. Die unterschiedlichen Sichtweisen, die die Beschäftigten mitbringen, lassen sich so nutzen. Gleichzeitig können die anspruchsvollen Aufgaben, die durch Veränderungsprozesse entstehen, von vielen bewerkstelligt werden.

Das bedeutet aber nicht, dass es die anderen Kanäle nicht braucht. Vielmehr ist die Frage: Wann braucht es was? Um diese Frage zu beantworten, hat komm.passion ein Modell entwickelt (s. Abb. 1).

Die erhobenen Daten machen aber auch deutlich: es braucht eine ausgeprägte Vertrauenskultur. Denn je ausgeprägter die Vertrauenskultur, desto gewinnbringender lassen sich digitale Tools der internen Kommunikation nutzen – auch für Change-Prozesse. Aber Vertrauen ist nicht nur für die Einführung digitaler Tools relevant.

Wie die erhobenen Daten zeigen, funktionieren Change-Prozesse dort besser, wo Vertrauen gelebt wird. In eher positiv bewerteten Change-Prozessen gaben 45 Prozent der Befragten an, eine starke Vertrauenskultur in der Organisation zu erleben. 10 Prozent sagten sie sei sogar sehr stark.

Noch deutlicher sind die Ergebnisse bei positiv bewerteten Change-Prozessen. Dort, wo Veränderungen erfolgreich umgesetzt worden sind, gaben 55 Prozent an, eine starke Vertrauenskultur in ihrer Organisation zu haben. Bei 36 Prozent war sie sogar sehr stark.

Doch gerade Vertrauen hat in Zeiten von Homeoffice und Co. gelitten. Neue Beschäftigte sind dazugekommen und waren in Teilen bis heute nicht einmal im Büro. Kennenlernen der Kolleg:innen – rein digital. Auch Führungskräfte mussten sich erst an die neue Situation gewöhnen. Das erschwert den Aufbau eines echten Vertrauensverhältnisses zwischen Beschäftigten und Führungskräften erheblich. Wie also damit umgehen?

Neben entsprechenden Onboarding-Prozessen und Teambuilding-Maßnahmen sollte die Vertrauenskultur analysiert werden. In Unternehmen mit einer beispielsweise wenig ausgeprägten Vertrauenskultur gilt: Die Einführung digitaler interner Kommunikationstools bzw. -kanäle muss vorsichtig und unter Einbeziehung der Beschäftigten erfolgen.

Nach wie vor gilt: Die eine Lösung gibt es nicht. Ob sich der Einsatz für eine Organisation eignet, ist dabei im Einzelnen zu analysieren. Maßgeschneiderte Lösungen müssen her. Wir beraten Sie gerne, um die für Sie passende Lösung zu erarbeiten.

Zusammenfassung – Die vier zentralen Punkte dieses Dossiers:

1. Digitale Tools der internen Kommunikation können informieren, motivieren und involvieren. Jedoch hat jedes Tool seine Vor- und Nachteile. Diese müssen beim Einsatz berücksichtigt werden.
2. Change-Prozesse verlaufen erfolgreicher, wenn partizipative Tools zum Einsatz kommen. Denn durch Partizipation können Motivation und Leistung gesteigert werden.
3. Nur mit einer ausgeprägten Vertrauenskultur können die Tools echten Mehrwert stiften. Denn Kollaboration und Interaktion funktionieren nicht, wenn einem der Chef die ganze Zeit auf die Finger schaut. Das gilt auch Abseits von Change-Prozessen.
4. Die eine Lösung gibt es nicht. Ob sich eine Einführung lohnt oder nicht, entscheidet immer noch der Einzelfall. Die gute Nachricht lautet aber: Es kann gelingen, mit digitalen Tools Veränderungsprozesse erfolgreicher zu gestalten.

Im Rahmen eines weiteren Forschungsprojekts in Kooperation mit der Hochschule Macromedia (Campus Köln) hat komm.passion weitere interne Kommunikationstrends mit und nach Corona untersucht. Am 27. April 2022 stellt komm.passion die Ergebnisse in Kooperation mit dem Arbeitskreis „Interne Kommunikation“ der DPRG – Deutschen Public Relations Gesellschaft, dem PR-Magazin und der Hochschule Macromedia vor.