Immer wieder ist festzustellen, dass die Unternehmenskommunikation oder die Geschäftsleitung versucht ist, jede Variante von Cyberattacken kommunikativ gleich zu behandeln. Ein Fehler. Jede Attacke kann unterschiedliche Ausmaße, Ziele und Folgen haben. Eine differenzierte Herangehensweise hilft dabei, angemessene und wirksame Kommunikationsstrategien zu entwickeln, die den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Cyberkrise gerecht werden.

Enkeltrick, falscher Gasableser oder Deepfake-Anrufe. Ähnlich wie in der analogen Welt gibt es auch bei der Cyberkriminalität unzählige Angriffsstrategien mit denen Kriminelle den Unternehmen schaden wollen. Deshalb sollten die Kommunikationsmaßnahmen in der Cyberkrise an den betroffenen Angriffsvektoren ausgerichtet sein.

Eine Cyberattacke, bei der personenbezogene Daten gestohlen werden, erfordert eine andere kommunikative Herangehensweise als eine, die „nur“ einen Systemausfall verursacht. Datenschutzvorfälle könnten rechtliche Konsequenzen haben und erfordern präzise und zeitnahe Kommunikation an betroffene Kunden und Aufsichtsbehörden. Ein Systemausfall hingegen könnte eine pragmatischere, technische Kommunikation mit den betroffenen Nutzern erforderlich machen.

Manche Cyberattacken, wie Ransomware-Angriffe, können sofortige finanzielle Schäden verursachen, die öffentlich kommuniziert werden müssen, um Stakeholder zu beruhigen und rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen. Andere Angriffe könnten mehr Zeit für die Analyse und Abschätzung des Schadensumfangs benötigen.

Ein Angriff von außen auf die IT-Systeme unterscheidet sich von einem internen Datenleck. Ein interner Vorfall könnte auf mangelhafte Sicherheitsvorkehrungen hinweisen und erfordert eine andere Kommunikationsstrategie, um Vertrauen wiederherzustellen, als ein externer Angriff, bei dem es darum geht, die Verteidigungsmaßnahmen gegen Cyberkriminelle hervorzuheben.

Das Gefahrenpotenzial unterschiedlicher Cyberangriffe auf Unternehmen variiert stark und hängt von der Art des Angriffs, den Zielen und den betroffenen Unternehmensbereichen ab. Unterschiedliche Gefährdungspotenziale haben in der Regel Einfluss auf die Kommunikationsstrategie im Krisenfall.

Nicht jeder Angriffsversuch auf die Firewall im Unternehmen erfordert eine sofortige Kommunikation. Die Abwehr und das Monitoring von Angriffsversuchen sind in viele IT-Abteilungen mittlerweile Alltag. So berichtet beispielsweise Gerd Chrzanowski , Konzernchef der Schwarz-Gruppe, zu der die Discounter Lidl und Kaufland gehören, von bis zu täglich 350.000 Cyberattacken auf die Systeme des Unternehmens.

Grundsätzlich ist die Unternehmenskommunikation immer dann unmittelbar zu informieren und zu involvieren, wenn eine Attacke erfolgreich war. Dann sollte innerhalb von 24 Stunden die ersten Kommunikationsmaßnahmen vorbereitet und bei Bedarf durchgeführt werden.

Das Team sollte aus IT, Kommunikation, Recht und dem Management bestehen. Stellen Sie sicher, dass alle Verantwortlichen regelmäßig über den aktuellen Stand informiert werden, auch wenn die Informationen noch unvollständig sind. Zwingend notwendig ist es, die Verantwortlichkeiten klar zu definieren, wer mit internen und externen Stakeholdern kommuniziert. Stellen Sie sicher, dass die Informationen koordiniert und konsistent weitergegeben werden.

Damit dies möglich ist, sollte die oberste Priorität sein, dass es mindestens einen funktionierenden Kommunikationskanal gibt, auf den alle Teammitglieder jederzeit Zugriff haben. Dies können beispielsweise eine WhatsApp-Gruppe auf privaten Smartphones oder ein separater Sharepoint sein, der nicht Teil des angegriffenen Netzwerkes ist.

Ihre Mitarbeitenden werden oftmals die Ersten sein, die von den Auswirkungen einer erfolgreichen Cyberattacke auf Ihre Systeme Kenntnis erhalten. In der Regel werden Cyberangriffe von IT-Mitarbeitenden entdeckt, die dann auch Alarm auslösen. Deshalb ist eine schnelle, vorsichtige Information über den bisher bekannten Sachstand in der Belegschaft notwendig. Teilen Sie den Mitarbeitenden mit, dass es einen Vorfall gab und an der Klärung der Lage gearbeitet wird. Vermeiden Sie Spekulationen über den Schaden oder die Auswirkungen. Informieren Sie die Belegschaft zudem darüber, wie sie sich verhalten soll (zum Beispiel keine E-Mails öffnen, verdächtige Aktivitäten melden) und welche Maßnahmen ergriffen werden, um die Systeme zu sichern.

Ein erfolgreich durchgeführter Cyberangriff hat nicht unmittelbar Berichterstattung in den Medien oder in Social Media zur Folge. Klar ist, dass je mehr ein Unternehmen im Licht der Öffentlichkeit steht, desto interessanter wird es, über eine Cyberattacke auf dieses Unternehmen zu berichten. Dennoch empfiehlt es sich im Krisenfall so früh als möglich das Monitoring auf allen Kanälen auszuweiten, um Gerüchte oder Fehlinformationen schnell zu identifizieren und klarzustellen. Monitoren Sie dafür nicht nur Presse und Social Media, sondern vor allem auch die Kommunikation mit Lieferanten, Dienstleistern und Kunden. Die drei Letzteren stehen mit Ihren Unternehmen im direkten Geschäftskontakt und bekommen die Auswirkungen kompromittierter IT-Systeme oftmals sehr schnell zu spüren, weil beispielsweise automatisierter Datentransfer nicht mehr möglich ist, oder der Key-Account nicht mehr telefonieren kann.

Cyberattacken sind nicht länger eine Frage des „Ob“, sondern des „Wann“ es zu einem Angriff kommt und welchen Ausmaßes er ist. Die Auswirkungen können verheerend sein, von finanziellen Schäden bis hin zu Vertrauensverlust bei Stakeholdern. Wie ein Unternehmen auf eine solche Krise reagiert, entscheidet über den langfristigen Erfolg. Ein Pfeiler zum Überstehen eines Cyberangriffs liegt in der differenzierten Kommunikationsstrategie. Keine Attacke gleicht der anderen und daher müssen die Maßnahmen auf den Angriff angepasst sein.

Die Vorbereitung ist dabei entscheidend! Die Mitglieder des Krisenkommunikationsteams sollten bereits vor dem Ernstfall festgelegt und jederzeit arbeitsfähig sein. Interne Informationswege müssen klar definiert sowie alternative Kommunikationskanäle für den Notfall funktionssatzfähig sein. Die interne Kommunikation mit den Mitarbeitenden ist von enormer Bedeutung, um Spekulationen vorzubeugen. Auch die Kontrolle über Information die nach Außen fließen, muss durch effektives Monitoring beibehalten werden.